База знаний

Программы для управления проектами - чем они полезны для стартапов

19 ноября 2018

По статистике, только 30% проектов можно назвать успешными. Существует много причин провала стартапов, одна из них - не использование инструментов проектного управления. Они наводят идеальный порядок в работе. С их помощью вы, как основатель, всегда будете в курсе, кто и чем занимается в вашей команде. Существует множество систем, в Базе знаний Венчурного Акселератора разберемся, какие программы для управления проектами подходят стартапам.

Для чего нужны системы управления проектами?

Чтобы более эффективно:


1. Распределять ответственность между участниками проектов;

2. Планировать задачи в соответствии с сроками;

3. Контролировать выполнение плана, например разработки.

Представьте себе ситуацию, когда вам и вашей команде нужно к определенному сроку сделать определенный результат. Вас несколько человек, у каждого не менее 10 задач, задачи связаны друг с другом. Какие-то из них не могут быть начаты, пока не завершатся другие. При этом также существуют множество мелочей, которые могут негативно повлиять на выполнение этих задач. Что, в целом, плохо скажется на конечном результате.

Столько мелочей в голове не удержать, что-то обязательно будет упущено с контроля и высок риск завершить проект неудачей.

На помощь нам приходят специальные подходы и программные инструменты - в виде систем проектного управления.

Что такое система управления проектами?

Система проектного управления - это такое специализированное программное обеспечение, которое позволяет повысить эффективность работы с проектом. Системы предназначены для групповой работы, в которой участники проекта могут планировать работы, указывать исполнителей, сроки, вести обсуждения по своим задачам. А также контролировать сроки исполнения работ. Проектные системы берут на себя функцию слежения за сроками.

Пример таких сервисов: trello, asana, wrike, битрикс24

Управлять маленькими проектами можно на бумаге или в Экселе. Но в какой-то момент по проекту будет такое количество информации, что больше времени будет тратиться на обновление записей, чем на саму работу. Если в вашей команде больше двух человек и срок вашего проекта больше двух недель, специальная система уже будет полезна.

Такая система нужна не только для контроля над существующим проектом, но и для хранения информации по уже сделанной работе. Чем мы занимались в прошлом месяце? Делали мы такую задачу? Сколько времени мы делали такую же задачу? Подобные вопросы постоянно возникают, и система помогает найти на них ответ быстро.

Где управлять проектами?

На рынке представлено большое количество разных решений для автоматизации проектов.

Это и огромные системы, рассчитанные на несколько тысяч сотрудников, со сложными функциями и интерфейсами, для работы с которыми требуется проходить специальное обучение и сертификацию.

Так и небольшие интернет-сервисы, типа Trello, Asana или Basecamp, более простые и понятные, позволяющие запустить проект в течение получаса. Один из таких сервисов мы и будем рассматривать.

«Чем сложнее представляется проблема, тем проще должно быть ее решение» - Элияху Голдратт.

Как управлять проектами?

Рассмотрим работу с такой системой на примере Trello.

Допустим, вашей команде нужно разработать сайт. У нас в команде есть дизайнер, два программиста и тестировщик.

Нами были сформулированы 10 задач. Процесс выглядит следующим образом: над задачей работает дизайнер, передает программистам, свободный программист берет задачу в работу, после завершения передает тестировщику. Если тестировщик одобряет, то задача считается завершенной.

Давайте, для примера, попробуем создать задачу в трелло.

Первое, что нужно сделать, это создать задачу с названием “Подключить платежную систему”.

  1. Открыть задачу  и сформулировать ее максимально подробно, чтобы ответственный, прочитав это, понял, что именно нужно сделать.

  2. Назначить ответственного.

  3. Указать крайний срок.

  4. Закрыть форму задачи.

  5. Передвинуть задачу в следующую колонку.

  6. Открыть задачу добавить комментарий “Когда сможешь показать результат?”

В итоге, вы сможете увидеть полностью все задачи, на каком они этапе и все ли идет по плану. Просроченные задачи будут выделены красным.

Кто ответственный по управлению проектами?

В соответствии с методологией проектного управления за проект отвечает руководитель проекта. Его задача - управлять ресурсами проекта для того, чтобы достичь цели.

Руководитель должен спланировать проект, контролировать исполнение плана.

Он назначает задачи, и следит за тем, чтобы они выполнялись вовремя.

Сколько стоят программы по управлению проектами?

Стоимость решений на рынке разная. Большие системы управления проектами могут стоить несколько миллионов долларов, включая стоимость самих программных продуктов, а также стоимость внедрения и обучения работы с ними.

Такие сервисы, как Trello, обладают небольшой функциональностью, достаточной для стартапов. Пользоваться ими можно бесплатно.