Система управления командой по методологии PDCA

02 ноября 2018

Решающую роль в успешном развитии стартапа играет сильная и эффективная команда. Но как собрать вокруг себя действительно полезных людей? В новом уроке “Базы знаний” расскажем, как грамотно построить систему управления командой по методологии PDCA.  

Зачем нужно использовать систему управления командой?

Руководитель команды отвечает за эффективный рабочий процесс, а система управления командой - то, что помогает его настроить.

Использование системы управления командой помогает:

1. Увеличить скорость выполнения поставленных задач.

2. Избежать некоторых конфликтов с участниками команды.

3. Упростить контроль процессов.

4. Сделать результат работы команды сильнее

Что такое система управления командой?

Система управления командой - это алгоритм действий, помогающий выстроить эффективную работу команды и достичь поставленных целей.

Самая простая модель и основа современных подходов в управлении командами строится по методологии PDCA.

Что такое модель PDCA?

Модель PDCA или цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) состоит из четырех этапов: планирование (Plan) – осуществление (Do)  – проверка (Check) – действие (Act).

Кто автор модели?

Модель PDCA еще называют моделью Деминга-Шухарта. Уильям Шухарт придумал модель в 1931–1939 годах, а Эдвард Деминг позже развил ее и представил в виде круговой схемы.

Когда и где надо внедрять систему управления командой?

Любую деятельность можно рассмотреть как процесс, а любой процесс можно улучшить. Система управления пригодится даже в команде, состоящей из одного человека: себя тоже нужно контролировать. Она поможет наглядно описать ситуацию и распределить силы эффективно в любом виде деятельности: от подготовки к экзамену до сдачи рабочего проекта. В этом уроке Венчурного Акселератора мы разберем модель PDCA, как базовую методологию. Но в дальнейшем вы можете выбрать любую понравившуюся систему управления — нет единственно правильной, есть удобная вам.

Как работает методология PDCA?

Модель PDCA работает поэтапно.

На первом этапе ставим цель. Например, цель - сдать сессию на отлично.

Планируем процессы, которые помогут ее достичь: не прогуливать лекции, успешно закрыть промежуточные тесты в семестре, подготовить конспекты, выучить их. Распределяем ресурсы проекта: сколько времени и сил потребуется на подготовку, если одновременно не хочется отказаться от участия в КВН. Каждый процесс делим на несколько мелких задач и ставим им жесткие временные рамки — не менее 4-х часов на одну задачу и не более недели. Почему не более? Рассказываем про “Первый закон Паркинсона”. Он гласит — “Работа заполняет время отпущенное на нее”. Сформулировал его историк Сирил Норткот Паркинсон еще в 1955 году! Мистеру Паркинсону было из чего делать выводы: некоторое время он проработал на госслужбе в Британии и видел бюрократию изнутри. Ставьте задаче четкие временные границы — скорее всего вы не сделайте ее быстрее и будете работать все отведенное время. Долгие, неопределенные сроки – прямой путь к прокрастинации. Если ранее в процессах были проблемы — например, внеучебные занятия помешали сдать экзамен успешно — решаем, что с этим делать и как распределить ресурсы эффективнее.

Второй этап — осуществление плана. Читаем учебники, не прогуливаем лекции, пишем и учим конспекты. Берем контрольные вопросы к экзамену и проверяем, что мы успели выучить. Тестируйте подготовленную работу на небольшом участке — контрольных вопросах — что в случае неуспеха не приведет к негативным последствиям. Проверяйте себя ежедневно — как движется работа, не срываются ли сроки, сколько вы уже успели выучить?

Третий — проверка процессов и гипотез. Сдаем сессию. Смотрим на результат и анализируем: достигли ли мы поставленной цели, сдали ее как планировали, на отлично? А если нет, то почему? Делаем выводы.

Четвертый — действие, корректировка. Если результат третьего этапа нас устроил — мы сдали сессию на отлично, применяем такой же принцип подготовки к следующей сессии. Если результат не устроил — некоторые из предметов сданы на хорошо или удовлетворительно — меняем план подготовки и начинаем работу заново.

Сколько времени необходимо чтобы освоить модель работы?

Повторение — мать учения. Сначала вам будет неохото планировать работу, но делая это последовательно, раз за разом процесс пойдет быстрее, вам станет проще и вы уже не заметите, как влились в процесс. Это как вождение автомобиля — сначала вы думаете, какую педаль нажимать, а потом выполняете действия на автомате.

Для осуществления планирования можно использовать записную книжку или электронную таблицу, но существуют и автоматизированные системы управления командой, о которых мы расскажем в следующих лекциях.