Как бизнесу перейти на удаленную работу

Сегодня мы с вами становимся свидетелями становления новой формы работы - так называемой удаленки. Конечно, в ит-сфере и, в целом, в технологическом бизнесе,  работа вне офиса давно доказала свою состоятельность. Но все же для многих удаленная работа - это что-то новое, непонятное и совершенно непостижимое. 

На самом деле все не так страшно. Мы разобрали все нюансы, которые нужно учесть при переходе на удаленную работу.

Кого перевести на удаленку

Какие сотрудники могут работать из дома, а без кого остановятся все процессы - это первый вопрос, на который стоит ответить руководителю. 

Кого перевести на удалёнку? Тех, кто может унести в руках свои рабочие инструменты. Это офисные сотрудники: финансисты, юристы, маркетологи, PR, HR, программисты, копирайтеры, дизайнеры. 

Среди них нужно назначить дежурных - это те, кто будет оставаться на связи для решения срочных вопросов. 

Дежурство может быть трех типов 

1. Дежурство на месте - то есть сотрудник должен оставаться на рабочем месте. Этот сценарий подходит, например, для системных администраторов. Необязательно оставлять целый отдел - составьте график дежурств и пусть каждый приезжает в назначенное время. 

2. Онлайн дежурство подразумевает связь с руководством через почту или мессенджеры. 

3. Резерв - в эту категорию попадают сотрудники, чье присутствие в офисе в принципе не обязательно. 

Не переводятся на удалёнку сотрудники физического труда (занятые в производстве, добыче) или обслуживающие рабочее место (кассиры, охрана, уборщики). 

Какие инструменты и технологии понадобятся

Где их получить, как настроить и научить сотрудников использованию нужных решений, если этот опыт у них отсутствует. 

Оборудование 

Позаботьтесь о том, чтобы у ваших сотрудников дома были компьютеры. Благо, они есть почти у всех. Не забудьте о дополнительных устройствах - это микрофоны, веб-камеры и наушники. Если их нет у сотрудника, обеспечьте, они не такие дорогие. Если проблема с компьютером, постарайтесь выдать сотруднику ноутбук. Не забудьте оформить передачу материальных ценностей и как полагается оформить вынос оборудования. 

Удаленная коммуникация 

Здесь ваши главные помощники - электронная почта и мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Slack). Совещания можно перенести в Zoom, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams. Для совместной работы с документами используется Google. А хранить данные советуем в «Яндекс.Диск» для бизнеса, Google.Drive для бизнеса или Microsoft OneDrive. В простых случаях для доступа сотрудников к рабочим компьютерам извне поможет Team Viewer.

Кажется, сложно в таком режиме контролировать работу сотрудников. На самом деле, если у вас до удаленки не было средства управления задачами, самое время начать внедрение. Мы советуем Trello или Asana. Оба инструмента имеют бесплатные тарифы. Ваша задача написать пару простых регламентов задающих порядок работы с задачами, переход ответственности и временные интервалы. 

Мотивация сотрудников

Управлять удаленными сотрудниками сложно - это факт. Они остаются дома, где много соблазнов увиливать от работы. 

Самое главное при переводе на дистанционный режим - это объяснить сотруднику, что удаленка - не оплачиваемый отпуск. За ним остаются задачи - анализ, отчеты, закупки, планирование и т.д. И вы, как руководитель

• оценивайте в это время качество работы вместо количества отработанного времени. Ставьте задачи и отслеживайте их выполнение. Сделанная работа измеряется по результату, а не по затраченному времени. Впрочем это не отменяет необходимости обозначить рамки рабочего времени, желательно - единые для всех. Так людям будет проще планировать свое время. 

• старайтесь чаще лично общаться с сотрудниками. Если штат большой, поручите это вашим заместителям и начальникам отделов. У сотрудника не должно оставаться чувства, что он бесконтрольный. 

• обеспечьте прозрачность. Конечно, мы не призываем устанавливать на компьютеры сотрудников программы по отслеживанию их активности - это подрывает доверие и убивает мотивацию. Заведите общий облачный календарь или доступ к календарям коллег. Если в компании нет корпоративных планингов, «зашитых» в корпоративную почту, можно пользоваться теми, что есть в каждом телефоне. Наша доступность или недоступность должна быть прозрачной. Если вы звоните сотруднику, а он не берет трубку, вы должны видеть в календаре — у него общение с клиентом, к примеру, а не домашние дела или занятия спортом.

Как юридически оформить “удаленку”

Сразу скажем, понятия “удаленная работа” в Трудовом кодексе РФ не существует.  Зато есть “дистанционная”. Переводить ли сотрудника на такую форму работы официально, зависит от корпоративной и культурной зрелости каждой компании.  

Если вы все же решили оформить переход сотрудников по закону, значит, потребуется заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее порядок удаленной работы. В нем важно указать задачи, которые ставятся перед сотрудником на дистанционном режиме, средства коммуникации, активность в общем календаре, совещания и созвоны с руководителями. То есть важно учесть все детали, которые мы указали выше и закрепить это подписями с двух сторон.