8 простых способов продуктивно организовать рабочий день

01 апреля 2019

Высокая производительность позволяет достигать большего результата быстрее и с меньшими трудовыми затратами. С растущими требованиями современных реалий производительность никогда не была более важной. Чтобы получить максимальную отдачу от вашего дня, вам нужно сосредоточиться на трех сегментах рабочей жизни: времени, пространстве и мышлении.

Время

Люди, как известно, очень плохо умеют делать несколько вещей одновременно, поэтому управление своим временем имеет решающее значение для повышения производительности. Обычно больше всего времени занимают неожиданные (и, как правило, не самые важные) задачи. Все мы знакомы с этим жгучим желанием прочитать только что пришедшее электронное письмо или посмотреть последнее уведомление в каком-нибудь всплывающем окне– психолог Дэниел Левитан, автор книги «Организованный разум», называет это новизной предвзятости. Это непреднамеренное переключение задач потребляет больше времени, чем вы думаете. Специалист по информации Калифорнийского университета Глория Марк обнаружила, что для восстановления после тривиальных прерываний требуется в среднем 26 минут. Чтобы избежать этого, спланируйте свой день и выделите непредвиденные перерывы:

Используйте время в дороге для планирования своего дня

Просто глупо не тратить время в дороге с пользой, чтобы спланировать свой день, чтобы ко времени прибытия на работу иметь точное представление о предстоящих задачах и последовательности их выполнения.

Сократите время всех совещаний на 25%

Вы сможете сделать столько же, ведь так много времени обычно тратится времени на настройку конференц-связи и бесполезный бантер. Если вы сократите ежедневные  совещания с одного часа до 45 минут, вы получит выиграете 25 часов рабочего времени в месяц. Это примерно 300 часов в год - почти два месяца работы!

Каждый день выделяйте время для нескольких перерывов

Целый день носиться как белка в колесе на работе не продуктивно, потому что вы устаете и теряете концентрацию. Отметьте в своем календаре время и делайте перерывы. Соблюдение этих перерывов создает регулярный график, который поможет держать ваш разум организованным. Если вы можете себе это позволить, сделайте перерыв на 10-20 минут после обеда.

Пространство

Под «Пространством» имеется в виду ваша рабочая среда - как реальная, так и виртуальная. Рабочее пространство может быть и не является главным фактором, но может стать одним из элементов для повышения производительности труда. Вот несколько советов по организации пространства:

Работайте из дома когда в этом есть смысл

Когда вам нужно написать документ или исследовать тему, отсутствие офисного шума или отвлекающих элементов в кафе улучшит концентрацию. Более того, некоторые компании зафиксировали, что предоставление сотрудникам возможности работать из дома имеет и другие преимущества, в том числе сокращение времени на дорогу, сокращение времени на обед и уменьшение количества больничных дней.

Соберите все оповещения в одном месте

В время работы приходится следить за бесчисленным множеством программ: электронная почта, чаты и мессенджеры, CRM cистемы, управления сайтом, звонки и СМС сообщения, календари, социальные сети, список может продолжаться. Настройте ваши программы так, чтобы все уведомления приходили в одно место – например, на телефон. Таким образом вы будете уверены, что точно ничего не пропустите.

Начинайте день с организации рабочего пространства

Просмотрите обновления электронной почты и социальных сетей, которые накопились за ночь и отсортируйте их. Быстрые разделайтесь с письмами, требующими коротких ответов. Распишите большие задачи. И удалите материал, который вам больше не нужен.

Мышление

Поставьте себя в положение, в котором вы можете сосредоточиться на выполнении правильной задачи в нужный момент:

Говорите, а не пишите имейлы

Возьмите трубку телефона или пройдите по коридору и поговорите напрямую с коллегами. Для географически удаленных людей используйте чат. Вы можете быстро дать точные указания и устранить недоразумения. Количество времени, которое тратиться в email переписке, просто ошеломляет.

Разбивайте большие проблемы на множество мелких

Это уменьшит чувство перегрузки и волнения, связанное с крупными проблемами и задачами. Разбивайте большие рабочие задачи на короткие спринты. Ощущение, что вы уже чего-то достигли и продвинулись к завершению задачи, даст вам силы на весь оставшийся день!