11 правил e-mail этикета

15 апреля 2019

Мало что может запятнать ваш профессиональный имидж так же сильно, как плохо написанное письмо. Один щелчок по кнопке «отправить» может означать разницу между началом  успешной деловой переписки и потенциальной проблемой. Хоть бизнесмены и отправляют десятки писем в день, к каждому из них нужно подходить ответственно.

Независимо от того, являетесь ли вы профессионалом своего дела или новичком в мире бизнеса, вот 13 правил деловой этики, которые обязательно нужно запомнить.

1 Обращайте внимание на тему письма

Напишите четкую, краткую тему, которая отражает основную часть письма. Избегайте строк темы с «Привет», «Знакомство» или «К вашему сведению» и не оставляйте строку темы пустой.

2 Используйте правильное приветствие

Помните, такие фразы, как «Привет» и «Здорово» говорят об отсутствии профессионализма и зрелости. Начните свое письмо с таких фраз, как «Доброе утро», «Добрый день», «Добрый вечер» или «Здравствуйте».

3 Представляйтесь

Лучше всего представлять себя по имени и фамилии с некоторой информацией о себе в первых нескольких строках. Например, «Меня зовут Вася Васькин, я основатель стартапа  “Английский Для Всех.” Мне дал ваши контакты… » или «Меня зовут Вася Васькин, и я являюсь CEO компании “Английский Для Всех.” Пишу вам по поводу… ». Это особенно важно, когда вы знакомитесь с потенциальными клиентами которые хотят знать как вы получили их контактную информацию.

4 Избегайте юмора и сарказма

Электронные письма легко могут быть неверно истолкованы, ведь это текст не привязанный к контексту. Юмор воспринимается каждым человеком по разному, поэтому избегайте его в деловой переписке, так как получатель может почувствовать себя неловко или, что еще хуже, серьезно обидеться.

5 Дублируйте прикрепленные файлы

Когда вы прикрепляете файл, потратьте несколько дополнительных секунд и вставьте его в текст письма. Это показывает внимание к получателю, экономя время и риск при открытии вложений. Занимает ли это больше вашего времени? Да. Но стоит ли оно того? Однозначно,  да.

6 Используйте “ответить всем” с осторожностью

Избегайте использования «Ответить всем», если всем не нужно знать. Если администратор отправит электронное письмо 10 сотрудникам с просьбой о привлечении добровольцев для проекта, ответьте только администратору, а не всем 10 контактам в переписке. Зачем заставлять 10 человек удалять ваши письма? Ответить всем - это функция для текущих обсуждений по определенной теме.

7 Отвечайте быстро

Ответ в течение 24 часов является обычной вежливостью. Отвечать дольше считается невежливым. Если вы непреднамеренно заставили кого-то ждать более 24 часов или возникли обстоятельства, вежливо объясните ситуацию и извинитесь.

8 Не используйте смайлики

Эти маленькие подмигивающие, улыбающиеся значки предназначены для текстовых сообщений. Они неуместны и непрофессиональны в деловой электронной почте. Более того, смайлики могут переадресовывать электронную почту на спам-фильтр.

9 Избегайте негатива

Нельзя отправлять отрицательные комментарии по электронной почте. Письмо, написанное заглавными буквами, означает гнев в письме. Эти антагонистические сообщения вызывают неловкость еще долго после того, как письмо было отправлено и получено. Если вы должны передавать плохие новости по электронной почте, используйте объективные слова и изложите факты. А еще лучше, встретьтесь с вашим контактом лично.

10 Проверяйте правописание

Проверяйте и перепроверяйте ваши письма на наличие орфографических и грамматических ошибок. Из за этих ошибок ваши письма будут казаться непрофессиональными и не будут восприниматься всерьез. Почти все современные почтовые клиенты поставляются с проверкой орфографии - используйте ее.

11 Не забывайте закончить разговор

Сообщив получателю, что ответ не требуется, цикл электронной почты не будет продолжаться бесконечно. Завершите словами «Ответ не требуется», «Еще раз спасибо», «Увидимся на трекшн митинге во вторник» или «Пожалуйста, дайте мне знать, если мне понадобится дополнительная помощь». Завершите свое электронное письмо закрытием, например, «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «Спасибо» или другой подходящей фразой.